پیرو نامه‌های شماره ۱۸۰۴۴۰/۳/۱۲۲ مورخ ۰۶/‏۰۷/‏۹۸‬ و ۱۷۷۲۷۳ مورخ ۳۱/‏۰۶/‏۹۸‬ در خصوص اهمیت اجرایی شدن و استقرار فرآیندهای تصویب پروپوزال، دفاع از پایان نامه کارشناسی ارشد و رساله دکتری در دانشگاه، ضمن تشکر و سپاس از همکاریهای به عمل آمده در این خصوص، بدینوسیله به استحضار می‌رساند؛ از تاریخ ۳۰ آبان ماه سال ۹۸ کلیه درخواستهای دانشجویان درموارد مذکور برای کلیه پردیس / ‏‬ دانشکده صرفأ از طریق فرآیندهای الکترونیکی سامانه جامع آموزش لازم الاجرا خواهد شد. بنابراین متذکر می‌گردد از تاریخ مذکور اقدامات مربوط به فرایند تصویب پروپوزال و دفاع، به صورت دستی قابل پذیرش نبوده و دانشجویان / ‏کارشناسان پردیس / ‏‬ دانشکده ها ملزم به ثبت درخواست و طی نمودن مراحل فرآیند از طریق سامانه جامع آموزش خواهند بود.

لازم به ذکر است از تاریخ مذکور، دسترسی ثبت دستی "شماره فعالی"، "تاریخ دفاع" و "نمره رساله٫ پایان نامه" از کارشناسان آن پردیس / ‏‬دانشکده سلب و صرفأ از طریق انجام فرایندهای الکترونیکی قابل انجام خواهد بود.

بدین منظور لازم است ک لیه موارد ذیل پیش از تاریخ اعلام شده در آن دانشکده / ‏پردیس بررسی و اقدام شوند:

• بررسی و ثبت "شماره فعالیت" برای پایان نامه و رساله‌هایی که تصویب شده‌اند ولی تاکنون فعالیت برای آنها ثبت نشده است.
• بررسی و ثبت "نمره" و "تاریخ دفاع" برای دانشجویانی که کار دفاع ایشان به پایان رسیده است ولی تاکنون اطلاعات نمره و تاریخ دفاع ایشان در سامانه ثبت نشده است.
• ثبت الکترونیکی فعالیت‌های تصویب و دفاع که خارج از گردش الکترونیکی فرایندها در حال انجام می‌باشند.
• الزام دانشجویان به ثبت الکترونیکی درخواست‌های تصویب / ‏دفاع، و اطلاع رسانی مناسب به دانشجویان
• عدم پذیرش درخواست‌های کاغذی توسط کارشناسان (در صورت پذیرش درخواست دستی، ناگزیر کارشناس محترم الزام دارد موارد را تکمیل نماید.)

ضمناً پردیس / دانشکده‌هایی که این فرآیند را طی نموده و همکاری و همراهی مستمر در این زمینه داشته‌اند، خواهشمند است در جهت بهبود این فرآیند با ارائه پیشنهاد یا انتقاد این اداره کل را همچنان همراهی نمایند.